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Adjoint (e) administratif (ve)

Optimum Réassurance inc. / Montréal / Permanent / Temps plein
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Responsabilités spécifiques

Aujourd’hui, nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administrative qui collaborera avec notre équipe de comptabilité/finance ainsi qu’à la conseillère Ressources Humaines. Vos futures missions seront d’apporter un soutien administratif et un support aux gestionnaires des services mentionnés précédemment. Dans ce cadre, vous serez en charge de :

 

Support administratif

  • Planifie divers déplacements et recherche les meilleurs tarifs (avions, hôtels, inscriptions aux séminaires, etc.).
  • Coordonne diverses réunions avec nos sociétés affiliées ou nos autres bureaux (Toronto, Dallas, Paris, Barbade)
  • Gère l’agenda,  assure un suivi de la correspondance et des courriels puis prépare les comptes de dépenses pour les services soutenus
  • Organise les réunions des gestionnaires et avec les clients
  • Préparation de présentations « PowerPoint » pour l’interne et les clients
  • Assure un suivi de la correspondance puis le classement et le repérage des documents papiers et électroniques
  • Fait circuler toute documentation aux personnes concernées
  • Supporte occasionnellement les adjointes des autres secteurs
  • Remplace à la réception très occasionnellement.

 

Production de documents selon les normes et procédures établies

  • Rédige, révise et traduit au besoin divers documents, rapports et présentations (en français et en anglais) en utilisant les standards du Groupe Optimum
  • Fait la mise en page des comptes rendus de réunions
  • Prépare des tableaux et des rapports à l’aide d’Excel.

 

Coordination et administration de divers dossiers

  • Préparation jusqu’à l’envoi des dossiers comptables réglementaires
  • Coordination des activités relatives à des séminaires d’envergure organisés par Optimum
  • Logistique d’événements marketing
  • Assiste la conseillère RH dans le cadre du processus de recrutement de personnel, l’accueil des nouveaux employés et leur suivi
  • Coordonne les aspects transactionnels RH (assurance collective, retraite, détachements d’employés, suivis PGP, ICP, lettres, etc.)
  • Participe à d’autres projets reliés à sa fonction selon les demandes de ses clients internes
  • Assiste ses gestionnaires assignés dans tous projets et assure un suivi de certains dossiers.

Expérience et formation

  • DEC en bureautique ou équivalent
  • Expérience confirmée d'accompagnement de gestionnaires de haut niveau
  • Excellente maîtrise de Word, PowerPoint, Visio, Outlook, Internet
  • Connaissance avancée en Excel
  • Connaissance d’Acrobat et PDF Converter, un atout.

Qualités et aptitudes

  • Facilité de communication – (français et anglais, parfait bilinguisme parlé et écrit)
  • Excellente maîtrise du français
  • Habileté de traduction du français à l’anglais et vice-versa
  • Excellence relationnelle, entregent et sens aigu du service à la clientèle
  • Maturité, discrétion et professionnalisme
  • Organisé (e) et méthodique
  • Sens des responsabilités
  • Excellente gestion des priorités
  • Initiative et proactivité
  • Esprit d’équipe.



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La filiale

Optimum Réassurance inc. est une filiale d’envergure internationale du Groupe Optimum, active depuis plus de 40 ans dans l'industrie de la réassurance vie au Canada. Notre société offre toute la gamme de services de réassurance vie et se démarque comme Chef de file dans ses produits de niche. Nous avons des bureaux à Montréal, Toronto et à la Barbade ainsi que des sociétés affiliées à Dallas et à Paris. 

Nous choisir, c’est travailler au sein d’une entreprise stable à l'esprit entrepreneurial qui s'est construite une réputation de premier rang. C’est aussi le privilège de collaborer avec des experts à l'esprit innovateur qui se distinguent par la qualité du service qu'ils offrent à leurs clients.

Que vous soyez passionnés par l’actuariat, la sélection des risques médicaux, les réclamations, l’administration ou le développement des affaires, nous vous appuierons dans votre développement de carrière. Vous aimerez notre petite équipe dynamique!

Nos bureaux sont situés en plein cœur du Quartier des affaires de la ville de Montréal et à deux pas du très animé Quartier des spectacles.


425, boul. de Maisonneuve Ouest
Bureau 1200, Montréal (Québec)
H3A 3G5 CANADA

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